Veliko dnevnih (tako službenih, kot zasebnih) obveznosti ljudem daje občutek, da nikoli ni dovolj časa. To povzroča vse več poskusov upravljanja s časom, prerazporeditev obveznosti in stalnega občutka in želje po višji učinkovitosti. Pa vendar ravno nenehno ukvarjanje z optimizacijo časa, veča stres. Ko "privarčujemo" 30 minut, jih hitro zapolnimo z drugo obveznostjo. Podatki podjetja za programsko opremo Atlassian kažejo, da se je povprečni delovni dan v času pandemije globalno povečal za kar 30 minut (!) in podrobnejše analize podatkov kažejo, da gre teh dodatnih 30 minut predvsem na račun običajno prostega časa v večernih urah.

Poanta upravljanja s časom je pravzaprav kot kopanje luknje v pesku na peščeni plaži: večja je luknja, več vode priteče, da jo napolni. Smo potem res prihranili čas? Seveda ima upravljanje s časom vrednost, a ključna je produktivnost. Zakaj se ne bi iz časovne enačbe umaknili, zakaj si jo zgolj prilagodimo? Kako uiti pasti "upravljanja s časom"?

Dane Jensen v članku z naslovom Time Management Won’t Save You, ki je bil objavljen v Harvard Business Review, opisuje 3 načine s katerimi lahko svoj urnik poenostavite in s tem dejansko ustvarjate dodano vrednost.

1.     Zmanjšajte obseg obveznosti 

Na obveznosti, ki so vam dodeljene, glejte skozi prizmo prioritet in ne časa. Ko vam vodja dodeli novo obveznost, lahko namesto odgovora  "za to nimam časa", vodjo vprašate kako si želi, da prioritizirate novo obveznost. S tem boste  odgovornost za razvrstitev prioritet predali na vodjo, obenem pa niste več v dilemi bi/ne bi, temveč v odprti diskusiji o pomembnosti obveznosti.

Za tiste obveznosti, ki pa jih nameravate dodati v svoj urnik, pa prvo ustvarite natančen koledar. Večinoma v koledar zapisujemo obveznosti, ki so vezane na druge osebe (sestanki, klici, klepet ob kavi, itd.), a ključno je, da v koledar dodate tudi obveznosti, ki so vezane zgolj na vas. Saj tudi te zahtevajo vaš čas. Tako boste dobili bolj popoln vpogled v zaveze, ki ste si jih zadali in boste lažje videli, kakšne so vaše dejanske sposobnosti, preden se boste ponovno strinjali s prevzemom dodatnih obveznostih.

2.     Načela, ne odločitve

Stalno sprejemanje odločitev lahko pripelje do t.i. "kognitivne preobremenitve", ko zahteve miselnega dela, ki ga moramo opraviti, presegajo naše sposobnosti obvladovanja. Poveča se verjetnost za napake in dviga se občutek preobremenjenosti.

Poskusite odločitve zamenjati z načeli. Plastičen primer s področja hujšanja: učinkoviteje je sprejeti načelo "ne bom jedel po 19. uri" kot pa sprejemati odločitve, kot so: "omejil bom prigrizke po 19. uri".  Če nekaj zgolj omejimo, povečamo število naslednjih odločitev – koliko pa lahko, kdaj je najboljše, kaj točno mi ne bo škodilo? S sprejetjem načela pa novih odločitev ni potrebno sprejemati.

Veste zakaj je Steve Jobs vsak dan nosil isto stvar? Šlo je za to, da je želel odpraviti utrujenost od odločanja, ko je moral vsako jutro izbrati obleko.

3.     Ključna je struktura, ne volja

Ko poskušate z voljo vplivati na motnje (recimo telefon, socialna omrežja, itd.) se pravzaprav borite z dokazljivo izjemnimi poslovnimi idejami in največjimi umi naše generacije. Oni so izkoristili tisto, kar Sean Parker (ustanovni predsednik Facebooka) imenuje "ranljivost v človeški psihologiji". Ko vam želijo "ukrasti" delček vaše pozornosti. Pravilo: ko gre za odvračanje pozornosti oz motenj - struktura premaga moč volje. Ustvarite 30 minutni odklop od interneta ali pa periodne 30 minutne seje, ko si strukturirano zastavite čas za nov razmislek ali poiščete novo smer.

Pridružujemo se Dane-u, ko sklene, da rešitev ni v tem, da mora posameznik postati bolj učinkovit, da lahko opravi več nalog in sprejema več odločitev. Gre za poenostavitev. Manj obveznosti, boljša struktura in načela – ne odločitve.